L’absentéisme au travail frappera à un moment ou un autre toutes les organisations qui ont des salariés. Des retards, des collaborateurs malades systématiquement le lundi matin, d’autres qui ne complètent pas leurs services, et ainsi de suite. Comment lutter contre l’absentéisme au travail ?
On ne souhaite jamais que les absences en milieu de travail soient chose courante. Surtout si le rendement de la société est affecté, si les manquements sont fréquents, ou pire, si aucune justification n’est fournie.
L’absentéisme au travail est très coûteux. En effet, selon une étude américaine, il coûterait plus de 225 milliards de dollars par an aux entreprises, soit une moyenne de 1 685 $ par salarié.
Les répercussions liées aux absences non planifiées des salariés ne sont pas seulement financières. L’absentéisme dans une entreprise affecte aussi le moral des salariés, nuit à l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des membres du personnel, a des impacts négatifs sur le service à la clientèle, nuit à la réputation de la société, et j’en passe. Les impacts se font ressentir autant pour les entreprises que pour leurs salariés.
Dans le but d’avoir une société productive et d’offrir un environnement de travail positif, les organisations doivent redoubler d’efforts et s’attaquer aux problèmes causés par un taux d’absentéisme excessif.
Quelles sont les causes de l’absentéisme des salariés ?
Les causes liées à l’absentéisme peuvent être multiples et varient énormément d’un salarié à un autre ou d’une entreprise à une autre.
La principale cause d’absence des salariés est la santé physique. Un salarié peut être forcé de s’absenter de manière impromptue en raison d’un virus comme la grippe ou le rhume. Certaines entreprises peuvent aussi remarquer que le taux d’absence de leur organisation augmente à certains moments dans l’année. Par exemple, en janvier 2022, près de 5,4 % des travailleurs américains étaient absents de leur travail en raison d’une maladie. Les gens sont typiquement plus malades pendant ce mois en raison de l’hiver et des réunions familiales du temps des fêtes.
De nombreux salariés doivent aussi s’absenter en raison de problèmes de santé mentale qui peuvent, ou non, être liés au travail: épuisement professionnel, dépression, anxiété, accident de travail, etc. Un niveau trop élevé de stress ou une charge de travail excessive peuvent parfois aussi être la cause de nombreux problèmes de santé physique et mentale.
Parmi les autres causes de l’absentéisme, on retrouve les absences liées à un environnement de travail toxique (harcèlement, discrimination, mauvaise relation avec les collaborateurs de travail, etc.). Certains de vos salariés peuvent aussi vivre des épreuves dans leur vie personnelle qui les forceront à s’absenter à court ou long terme tels que le décès d’un membre de la famille ou la nécessité de s’occuper d’un proche malade (enfants, parents, partenaire, etc.).
Finalement, les salariés qui sont peu motivés et engagés au travail auront aussi tendance à s’absenter davantage que leurs collaborateurs.
Conseils pour réduire l’absentéisme au travail
Nous avons rassemblé nos 13 meilleurs conseils pour savoir comment réduire l’absentéisme de vos salariés. Inspirez-vous de nos trucs et astuces afin de vous attaquer au problème dans votre équipe.
1. Analyser la source et la cause de l’absentéisme
Pour mieux comprendre la problématique, la première étape est de nommer et d’analyser la cause de l’absentéisme. Avez-vous un problème avec un salarié en particulier ou est-ce une situation généralisée ? Est-ce plus fréquent dans une période de travail, par exemple de soir ou très tôt le matin, ou encore est-ce que la situation est plus fréquente dans un département qu’un autre ?
Il faut chercher à comprendre si l’absentéisme résulte de l’environnement de travail ou plutôt d’un ou de quelques travailleurs, de manière isolée.
2. Favoriser une communication ouverte pour lutter contre l’absentéisme
Afin de bénéficier de la rétroaction de votre équipe, créer une ambiance favorisant la communication transparente est la clé. C’est ainsi que vous permettrez à vos salariés d’exprimer leurs besoins et leurs envies. C’est également ainsi que vous pourrez réellement évaluer la satisfaction de votre équipe. Vos salariés sont-ils heureux au boulot ? Après tout, ce facteur peut grandement influencer l’absentéisme au travail. Par ailleurs, vos salariés doivent pouvoir vous parler s’ils rencontrent des situations particulières dans leur vie personnelle. Dans le cas inverse, cela peut être un facteur déterminant dans l’absentéisme de vos salariés. Rappelez-vous simplement qu’une communication claire et transparente est la clé pour éviter les malentendus !
Les sondages de satisfaction comme allié pour lutter contre l’absentéisme
Une excellente manière de comprendre l’absentéisme dans votre organisation est de mesurer la satisfaction au travail de votre personnel. Je vous entends vous demander comment arriver à mesurer une telle chose. Les sondages éclairs anonymes sont un allié exceptionnel pour accomplir cette précieuse tâche et peuvent pallier une communication plus difficile avec les membres de votre équipe. Grâce à ce type de sondage, vos salariés se sentiront en toute confiance de mentionner n’importe quel irritant ou problématique de manière transparente. C’est ainsi que vous pourrez mettre en place les actions appropriées pour améliorer la situation et lutter contre l’absentéisme dans votre entreprise.
3. Mettre en place une politique de gestion de ressources humaines
Après avoir bien cerné et compris la situation et vous être assuré que vos salariés sentent qu’ils peuvent communiquer avec les managers, le temps est venu de mettre en place une politique de gestion de ressources humaines. L’objectif derrière cette politique claire est d’éviter le stress et la démotivation, ainsi que de gérer les attentes. Il importe de s’assurer que l’environnement de travail soit sain, positif et sécuritaire, et qu’il prévoie des congés clairement établis.
Mais qu’est-ce qu’on inclut dans une politique de gestion de ressources humaines ?
Au minimum, on doit inclure les points suivants, mais sachez que plus votre politique est exhaustive, mieux c’est !
- Planning de travail : Quel est le planning d’une semaine normale ? Le planning est-il flexible ? Quelles sont les limites de cette flexibilité ?
- Rémunération pour les heures supplémentaires : Les salariés peuvent-ils faire des heures supplémentaires ? Si oui, comment ces heures sont-elles traitées ?
- Vacances annuelles : Combien de semaines permet-on et à quel moment les salariés peuvent-ils les prendre ? À qui s’adressent-ils pour les planifier ?
- Jours fériés : Quels sont les fériés et payés par la société ?
- Congés de maladie et autres congés : Combien de congés de maladie annuels sont prévus par l’organisation ?
- Évaluation du rendement : À quel rythme les salariés reçoivent-ils une évaluation ? Quelle est la formule : rencontre, document écrit, tableau avec objectifs ?
4. Inclure une politique de gestion des absences
Au sein de la politique de gestion de ressources humaines, il prime d’intégrer une politique de gestion des absences. Pour ce faire, nous vous suggérons de poser des scénarios de toutes sortes. Par exemple, qu’arrive-t-il dans une situation X ? Et si la situation Y s’en suit ? Et ainsi de suite. Dans ce type de cas, il convient d’inclure le plus de possibilités, même les cas les plus rares.
Évidemment, certaines absences peuvent être justifiées, d’où l’importance de définir certains critères d’évaluation efficaces et uniformes afin de juger du bien fondé des motifs qui sont invoqués.
Plus les attentes du manager sont claires, plus les zones grises seront évitées. Considérez une gradation des sanctions, c’est à dire des conséquences qui augmentent graduellement, en cohérence avec les gestes commis. Par exemple, pour un premier retard non signalé, découle un avertissement écrit. Pour un second, il peut s’agir d’un avis verbal, et ainsi de suite.
Distinguer l’absence signalée du no-show
Il vaut de se poser les bonnes questions : l’absentéisme signalé sera-t-il traité de la même façon et avec la même sévérité que le no-show ? Il convient de distinguer les deux. Le no-show caractérise une absence lors de laquelle le salarié n’a ni téléphoné, ni avisé de quelconque manière de son absence.
5. Mettez en place une meilleure gestion des plannings
Utilisez un logiciel de gestion des plannings afin de suivre le temps des salariés avec plus de précision et de rigueur. Avec une meilleure gestion des plannings, vous pourrez aussi offrir plus de flexibilité à vos salariés et éviter les absences de dernières minutes pour des raisons personnelles par exemple.
Certains outils offrent aussi la possibilité de permettre à vos salariés d’échanger des quarts de travail. Cela permet de les responsabiliser par rapport à leur planning et d’éviter de devoir trouver des remplaçants à la dernière minute.
6. Faire le suivi des absences des salariés
Notre tout dernier conseil est de faire le suivi des absences dans un registre clair. Il existe des applications de gestion des plannings et des présences, telles qu’Agendrix, qui permettent un suivi simple. Il s’agira de votre meilleur allié pour identifier la récurrence chez certains salariés. Cela vous permettra également de détecter les causes de ces absences, de les comprendre et de travailler dessus.
7. Offrez plus de support à vos salariés
Près de 40 % des absences des salariés sont liées à des raisons personnelles. Assurez-vous donc d’offrir du support à vos salariés afin qu’ils réussissent à mieux jongler entre leurs obligations personnelles et professionnelles.
Par exemple, mettez en place un programme d’aide aux salariés et faites-en activement la promotion au sein de votre équipe. N’hésitez pas non plus à changer vos méthodes de gestion afin d’être à l’écoute de vos salariés et de réduire leur niveau de stress.
Par-dessus tout, offrez des plannings de travail flexibles, voire la possibilité de faire du télétravail afin de simplifier la vie de vos salariés. Ils seront certainement plus satisfaits et motivés au travail.
Améliorer le bien-être des membres de votre équipe devrait être un objectif important si vous souhaitez réellement contrer l’absentéisme excessif.
8. Soyez plus reconnaissant envers le travail de vos salariés
Si vos salariés ne sentent pas que leur travail est reconnu, ils seront beaucoup moins engagés et risquent de s’absenter plus souvent. Ainsi, remerciez vos salariés pour leur travail et soulignez leurs succès le plus souvent possible.
On sous-estime souvent le pouvoir que la reconnaissance au travail peut avoir. Il s’agit d’une stratégie simple et efficace à mettre en place dans n’importe quel milieu de travail.
D’ailleurs, le logiciel de gestion des salariés Agendrix offre même un module qui permet d’envoyer des kudos à vos salariés. En utilisant un tel outil, vous bâtirez une culture de reconnaissance solide dans votre équipe.
9. Récompensez l’assiduité
N’hésitez pas à récompenser l’assiduité de vos salariés. Par exemple, vous pouvez offrir un bonus de présence aux salariés qui respectent votre politique d’absentéisme.
Une récompense monétaire peut particulièrement être efficace pour s’assurer que les salariés ne feront pas faux-bond à la dernière minute. Beaucoup d’entreprises qui ont des plannings de nuit mettent d’ailleurs en place cette pratique.
10. Encouragez l’engagement des salariés
Assurez-vous de bien communiquer avec vos salariés afin qu’ils se sentent inclus dans les décisions de la société. Plus leur engagement sera élevé envers l’organisation et leur équipe de travail, plus ils voudront donner le meilleur d’eux-mêmes et réduire leurs absences. Demandez-leur leur feedback, écoutez leur opinion et soyez disponible.
N’hésitez pas à organiser des activités de team-building afin de favoriser la cohésion d’équipe et la collaboration. Cela aura des répercussions directes sur la qualité des relations entre les membres de votre équipe et réduira probablement le nombre de conflits.
11. Offrez plus de congés payés
Les salariés reposés sont des salariés moins malades, moins absents et plus productifs. Il est donc vraiment bénéfique d’offrir suffisamment de congés payés à vos salariés.
Ne vous contentez pas de respecter les lois du travail et offrez plus de congés. Vous verrez rapidement les bénéfices dans votre entreprise.
Si vous le pouvez, offrez aussi plus de jours de congé maladie. Vous pourriez même offrir des journées de congé pour causes personnelles afin de permettre plus de flexibilité à vos salariés. Cela vous permettra certainement de réduire l’absentéisme de vos salariés.
12. Faites une entrevue de retour au travail
Lorsque vos salariés s’absentent de façon prolongée, il peut être très utile de faire une entrevue de retour au travail. De cette manière, vous démontrerez clairement que vous vous souciez d’eux, mais vous pourrez aussi valider plusieurs informations importantes.
Par exemple, vous pourrez voir s’ils souhaitent avoir un accompagnement particulier ou si vous pourriez faire quelque chose pour faciliter leur retour. Vous pourrez du même coup leur offrir de la formation complémentaire afin de mettre à jour leur connaissance et simplement leur présenter les informations importantes qui ont changé depuis leur absence.
Luttez contre l’absentéisme au travail en étant plus clairs et organisés !
En somme, nous avons établi que la meilleure manière de minimiser et de contrôler l’absentéisme de vos salariés est de clarifier le fonctionnement de votre organisation. Que ce soit par une politique de gestion des ressources humaines et des absences, ou par une autre méthode, il est primordial de clarifier les attentes.
N’oubliez pas non plus d’augmenter l’engagement des salariés en reconnaissant davantage leur travail et en créant un environnement de travail sain.
Vous savez maintenant tout sur comment réduire l’absentéisme de vos salariés, c’est à vous de jouer.
Quelles sont les principales causes d'absentéisme ?
Les principales causes d’absentéisme au travail incluent :
- Les maladies et les blessures;
- L’épuisement professionnel;
- Le stress au travail;
- Les raisons personnelles;
- La nécessité de s’occuper d’un membre de la famille;
- Les responsabilités parentales;
- La recherche d’emploi;
- Le manque de flexibilité des plannings de travail;
- Les problèmes de santé mentale;
- Le harcèlement au travail;
- Le manque de motivation ou d’engagement;
- Les problèmes de gestion des salariés.
Quels sont les effets négatifs de l'absentéisme ?
Les effets négatifs de l’absentéisme au travail incluent :
- Une augmentation des heures supplémentaires;
- Une diminution de la productivité;
- Une augmentation du stress au travail;
- Une augmentation des coûts d’opération;
- Une diminution de la qualité des relations entre les salariés;
- Une diminution de la satisfaction des salariés;
- Une augmentation du taux de roulement des salariés.
Comment gérer l'absentéisme au travail ?
Les solutions pour mieux gérer l’absentéisme au travail incluent :
- Offrir un planning flexible;
- Récompenser l’assiduité des salariés;
- Permettre le télétravail;
- Avoir une politique d’absentéisme;
- Offrir un programme d’aide aux salariés;
- Faire preuve d’empathie;
- Réduire le stress au travail;
- Avoir un outil de suivi des heures de travail;
- Augmenter la motivation et l’engagement des salariés;
- Avoir une politique de gestion humaine des ressources;
- Améliorer la communication dans l’organisation.
Comment l'absentéisme affecte-t-il le lieu de travail ?
L’absentéisme affecte directement le lieu de travail puisqu’il engendre une augmentation de la charge de travail des salariés et du niveau de stress des membres de l’équipe. Aussi, le service à la clientèle peut s’en voir grandement affecté et les relations entre les salariés peuvent se détériorer. La productivité et l’efficacité de l’entreprise peuvent donc être compromises.
Quel est le taux d’absentéisme moyen des entreprises ?
Le taux moyen d’absentéisme pour une entreprise est d’environ 1,5 % selon les experts.
La formule pour calculer le taux d’absentéisme d’une entreprise est la suivante :
(Nombre d’heures d’absence / Nombre d’heures de travail planifiées) × 100
Le taux d’absentéisme d’une entreprise peut varier selon l’industrie, le contexte économique et la période de l’année.
